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Top 10 fonctionnalités utiles et spéciales de Google Docs

Google Docs (en italien appelé Google Docs ) est depuis des années la principale alternative à Microsoft Office, qui compare la suite à Word, Excel et Powerpoint peut être utilisé gratuitement, sans rien télécharger, directement via Internet.

En plus d’être une application complète pour la rédaction de documents et la création de présentations et de feuilles de calcul, la suite Google Docs comprend des outils spéciaux et des fonctions très puissantes, parfois absentes dans Office, qui en font bien plus qu’une alternative. d'une option qu'il est important de retenir si nécessaire.

Ces fonctions sont nées de l'intégration de Google à ses nombreux produits en ligne, notamment les moteurs de recherche et Google Drive, auxquels Google Docs est étroitement lié.

Bien que nous ayons déjà beaucoup parlé de ces applications Web, même avec un guide d'utilisation de Google Docs et de Google Drive, il est intéressant de revenir au sujet présentant les 10 meilleures fonctionnalités et astuces spéciales de Google Docs, pour effectuer certaines opérations. sinon difficile ou impossible avec Office et des programmes similaires.

1) Ecrire dicté par la voix

C’est l’une des meilleures fonctionnalités disponibles dans Google Documents qui, grâce à la technologie de reconnaissance vocale extrêmement avancée et précise de Google, permet à chacun d’écrire un texte ou un document en le dictant simplement verbalement.

La saisie vocale se trouve dans le menu Outils, vous oblige à utiliser Google Chrome et fonctionne parfaitement en italien.

Nous en avons déjà parlé dans l'article sur la façon de dicter d'écrire des documents verbalement sur chaque ordinateur parole / texte.

2) Supprimer et normaliser le formatage du texte

Si vous copiez et collez du texte à partir d'un autre fichier Word ou d'un site Internet, cela inclut également le formatage, c'est-à-dire la police, la taille et tous les réglages, tels que gras, italique, etc.

Pour supprimer la mise en forme d'un texte de Google Documents, sélectionnez-le, puis accédez au menu Format pour trouver l'option permettant d'effacer la mise en forme.

De plus, Google Documents offre une option très utile pour normaliser la mise en forme du texte de sorte qu'elle soit la même pour l'ensemble du document.

Sans rien sélectionner, sélectionnez Format > Styles de paragraphe > Texte normal > Mettre à jour le texte brut .

3) Ajouter d'autres polices d'écriture

Google Documents fournit des centaines de polices (polices d'écriture) pour la rédaction d'un document.

Dans le menu de sélection des polices, dans la barre d'outils supérieure, vous pouvez faire défiler la liste et appuyer sur Plus de polices pour rechercher toutes les polices Google avec aperçu.

4) Créer un document partagé super rapide

Si nous devons travailler sur une idée avec quelqu'un, si nous avons besoin d'une feuille de saisie à partager avec beaucoup de personnes, si nous voulons un tableau pour écrire et commenter, nous pouvons facilement créer un document partagé dans lequel tous les participants ils peuvent écrire.

Pour ce faire, il vous suffit de créer un nouveau document dans Google Documents, puis d’utiliser le bouton Partager pour donner l’autorisation de modification au visualiseur.

Vous pouvez ensuite laisser quiconque avec le lien le partager (en cliquant simplement sur Obtenir le lien, puis sur changer de voir pour pouvoir éditer ) ou spécifier les personnes pouvant y accéder en utilisant leurs adresses électroniques.

Sur un document partagé, vous pouvez appuyer sur le bouton en haut à droite du crayon pour modifier le mode Edition dans le mode Suggestions .

De cette manière, tout ce qui est écrit ne modifie pas le document mais devient une suggestion ou un commentaire que l'autre personne peut accepter ou refuser.

Sur un document partagé, il est également possible d'attirer l'attention de quelqu'un en le marquant dans le commentaire, via le @ ou le + simbbolo suivi de l'adresse e-mail.

Cette personne recevra une alerte par courrier électronique pour vérifier le changement ou le commentaire.

5) Insérer des liens vers d'autres parties de l'article en tant que signets

Pour les documents longs, l’ajout de signets vous permet de vous déplacer très rapidement d’un point à un autre.

Dans Insérer> Signet, vous pouvez ajouter un lien interne au document.

Une petite icône bleue sera ajoutée au bord gauche du document.

En cliquant sur l'icône bleue, vous pouvez alors cliquer avec le bouton droit de la souris sur le mot Lien pour copier le lien au cas où vous souhaitez le partager, afin que vous puissiez ouvrir le document à cet endroit.

Il est également possible de rappeler ce lien dans le document lui-même en créant un lien à partir du menu Insertion> Lien .

6) Mode hors connexion Google Docs

Cette fonction est active depuis plusieurs années maintenant et fait de Google Documents un programme installé sur le PC, même sans connexion Internet.

Oui ce mode nous avons écrit un guide pour ouvrir des fichiers et des documents Google Docs sans Internet, uniquement possible sur Chrome.

Lorsque le mode hors connexion est activé, vous pourrez afficher et modifier des documents, des feuilles, des diapositives et des dessins, même sur des PC sans Internet, et les fichiers seront synchronisés lors de votre prochaine connexion en ligne.

7) Créer des remplacements automatiques de mots et de caractères

Dans Outils> Préférences, vous pouvez voir une liste des substitutions déjà configurées, telles que des nombres avec des fractions, des flèches ou le libellé TM pour indiquer les marques de commerce.

C'est un moyen plus rapide de sauvegarder et d'écrire les caractères spéciaux qui ne se trouvent pas sur le clavier standard.

En plus de ceux déjà présents, vous pouvez ajouter des substitutions personnalisées pour que, si j'écris un certain code, les caractères soient automatiquement affichés dans un autre style.

8) Trouver la signification et la définition de chaque mot

Google Docs est intégré à Google Docs.

En cliquant avec le bouton droit sur un mot, vous pouvez ensuite appuyer sur "Définir" pour ouvrir le dictionnaire latéral et connaître le sens, la définition, les synonymes de ce mot, sans quitter la page Google Documents.

9) Rechercher des mots, des phrases et des images sur Internet à partir de Google Docs

Vous pouvez également choisir l'option Explorer pour effectuer une recherche Google sur ce mot.

Tous les liens ouverts s'ouvriront dans un nouvel onglet et pourront être insérés dans le document à l'aide de la clé avec guillemets ( Quote ).

Notez ensuite que si vous recherchez un mot, vous pouvez également effectuer une recherche dans Google Images .

La beauté de cette fonction est que chaque image trouvée peut être déplacée sur le document à l’aide de la souris, de manière simple et rapide.

10) Historique des révisions pour examiner les modifications apportées

Si vous travaillez longtemps sur un document en apportant de nombreuses modifications, vous pouvez vérifier toutes les modifications et tous les ajouts effectués en accédant au menu Fichier > Afficher l'historique des révisions .

Toutes les modifications apportées répertoriées par ordre chronologique peuvent ensuite être rapidement restaurées pour annuler les modifications.

Si vous y réfléchissez à nouveau, vous pouvez toujours revenir à la modification la plus récente, sans aucun problème, car le choix d'une version précédente devient simplement un nouveau changement dans la liste de l'historique des révisions.

En plus de ces 10 fonctions importantes, il convient également de rappeler d’autres articles que:

- Vous pouvez utiliser des extensions dans Google Docs, comme celle qui permet de créer rapidement un résumé ou un index de document, de traduire un document dans d'autres langues, de créer des listes à puces, d'utiliser des surligneurs, d'ajouter une carte, une bibliographie, etc.

- Vous pouvez intégrer Google Keep à Google Docs pour importer des notes et des notes prises avec le téléphone dans des documents.

- Vous pouvez utiliser des applications pour ouvrir des fichiers avec Google Docs sur PC en tant que programme Office par défaut, en utilisant des applications pour créer des documents, des feuilles et des diapositives.

- Vous pouvez utiliser le programme Google Drive Backup et Photos pour PC et Mac pour synchroniser les documents téléchargés.

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