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Créer des réponses automatiques aux courriels avec fac-similés

Ce n'est pas une réponse automatique, c'est simple, c'est dans les options de n'importe quel service ou programme de messagerie et peut être configuré avec des filtres, dans lesquels, en fonction de l'expéditeur et de l'objet, vous répondez d'une certaine manière préconfiguré.

Dans ce cas, il s’agit plutôt de créer des modèles de message à utiliser comme réponses prédéfinies mais variables.

La portée est certainement celle qui fonctionne, où vous pouvez recevoir des courriels de confirmation ou demander des travaux ou des tâches aux centres de support, en utilisant toujours la même formule formelle .

Le logiciel qui crée des modèles de message ou des "fac-similés" peut constituer une alternative très avantageuse pour éviter de réécrire les mêmes choses, de manière à automatiser le processus de rédaction des messages .

Généralement, pour des opérations similaires, on prépare un fichier texte faisant office de télécopie, dans lequel seul le nom du destinataire change et éventuellement d'autres données.

Dans ce cas, on obtient plutôt un générateur de télécopie pouvant atteindre un niveau de détail même très profond.

Par exemple, vous pouvez ajouter différentes introductions, différentes formules de courtoisie, différentes formes de salutations, etc., à utiliser en fonction du destinataire du message ou de l'objet.

Une lettre peut être générée simplement en sélectionnant les points pré-écrits et en les ajustant pour le cas spécifique .

Le programme permet ainsi, une fois les modèles créés, de les assembler avec une interface simple faite de cases à cocher et de radioboxes.

Le programme Form Letter Machine aide ensuite à écrire des lettres et des courriers électroniques en mélangeant des notes déjà écrites.

Il est utile pour les personnes qui ont régulièrement besoin d'envoyer des courriels similaires, qui incluent des composants différents dans des circonstances différentes.

Vous pouvez ainsi composer un message en faisant le collage entre différents textes et entre les paragraphes déjà écrits, chacun étant personnalisé pour un type de réponse spécifique.

Le programme est initialement en anglais mais donne la possibilité de tout personnaliser en allant dans le menu " Éditer l'arborescence de configuration ".

À partir de là, vous pouvez définir les différentes catégories afin d’ organiser différents types et formules "fac-similés" indiquant quand et dans quel but elles doivent être utilisées.

En gros, c'est comme créer des magiciens de l'écriture, pour soi-même ou pour soutenir la formation d'autres personnes.

Un aperçu du message peut être vu, en temps réel, au centre de la fenêtre et permet de visualiser comment il est composé.

Pour une utilisation plus avancée, le programme prend également en charge les variables définies par l' utilisateur, ce qui vous permet de personnaliser rapidement le modèle avec un nom ou d'autres données spécifiques.

Parmi les variables déjà préconfigurées, il y a celles temporelles, date, mois, jour, heure, année et ainsi de suite qui sont basées sur l'horloge de l'ordinateur.

Par exemple, si vous regardez le message d'exemple qui apparaît lorsque vous ouvrez le programme pour la première fois, vous remarquerez l'incipit écrit "Dear% Name%"

En haut, vous pouvez changer la variable Name en le nom que vous voulez vraiment utiliser.

Une fois le message configuré, cliquez simplement sur le bouton "Copier dans le presse-papiers" en bas, puis ouvrez votre client de messagerie et collez le texte copié.

Form Letter Machine est un programme gratuit pour Windows, très simple, qui convient à ceux qui travaillent beaucoup avec des courriels et à un usage professionnel.

Télécharger le formulaire machine à lettres

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