Recommandé, 2020

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Comment utiliser G Suite pour gérer des entreprises, des entreprises et des projets

On s'attend toujours à ce que des coûts élevés fassent fonctionner une entreprise ou organisent un projet, ou qu'ils soient contraints d'accepter des programmes gratuits difficiles à utiliser ou de bas niveau et dont le fonctionnement est limité.

D’autre part, il existe des solutions économiques à un niveau négligeable, mais avant tout absolument fonctionnelles au niveau professionnel.

A cette occasion, j'ai pensé décrire l'une de ces solutions pour créer un tableau de bord d'entreprise utilisable en ligne, facile à mettre en œuvre et pouvant être adapté à toute réalité commerciale de petite taille, pour l'organisation d'études professionnelles, pour des activités de conseil et des projets. de tout type.

En attendant, en tant que méthode de travail, je voudrais souligner le GTD et les nombreuses applications qui le supportent.

Faisant référence à d’autres discussions plus exhaustives lors de l’examen de cette méthodologie, je mentionne uniquement que GTD signifie «Getting Things Done» est fondé sur une action active, libérant ainsi l’esprit du travail et le libérant du souvenir.

La plate-forme de gestion que je recommande d'essayer d'approfondir pour sa facilité d'utilisation et pour la force et le potentiel de ce qu'elle offre est G Suite .

G Suite (anciennement Google Apps) devient désormais un programme complet de gestion d'entreprise incluant Gmail, Google Agenda, Google Drive et Google Sites, avec un domaine personnalisé .

Vous pouvez ensuite intégrer toutes les ressources dont vous avez besoin pour travailler ou gérer un projet sous votre nom et ainsi disposer d'un serveur de messagerie, d'un calendrier pour organiser le travail et, surtout, d'un site Web, que vous pourrez facilement créer. dans une demi-journée.

G Suite, pour le plus grand plaisir de ceux qui veulent économiser de l'argent, est un véritable tableau de bord d'entreprise qui coûte 40 euros par an.

Le principal avantage de G Suite est la plate-forme de messagerie avec des adresses personnalisées et celle permettant de créer des sites Web avec Google, un tableau de bord central permettant de gérer l'organisation et d'exécuter les projets.

Les sites Google peuvent également être utilisés gratuitement, sans même payer le nom de domaine, avec un simple compte Google même si, dans ce cas, vous n'auriez pas l'avantage d'avoir un site portant votre nom en tant que www.ristorante.com mais du type sites .google.com / site / restaurant.

Dans un autre article, vous expliquez en détail comment créer un site commercial et professionnel avec Google Sites .

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser G Suite après la période d’essai gratuite, vous pouvez compléter le contrat avec vos données personnelles, payer avec Google Wallet par carte de crédit également prépayée, puis achever le processus de configuration du domaine et les site web.

Après une courte période, dans une demi-heure maximum, il sera en ligne et déjà accessible du monde entier.

Le tableau de bord du tableau de bord G Suite est très intuitif et facile à comprendre.

Les services actifs sont répertoriés dans le tableau de bord: Email, Sites, Calendrier et Docs sont les plus importants.

Email vous permet d'enregistrer des adresses email avec le domaine choisi et avec un programme identique à Gmail.

Sites est utilisé pour créer le portail Web.

Calendrier pour gérer les délais et les rendez-vous avec un calendrier commun à l'ensemble de l'organisation.

Docs vous permet de travailler sur des documents Word, Excel et Powerpoint également de manière collaborative et fournit un espace pour stocker des fichiers.

Si vous cliquez sur chacun d'eux, vous accédez aux paramètres relatifs au service où vous configurez l'adresse Internet pour y accéder et aux instructions d'activation initiale très détaillées et toutes en italien.

Dans les outils avancés, outre le fait de pouvoir télécharger un client de bureau pour la gestion de G Suite, il existe également des outils pour migrer le courrier et charger les courriels d'un programme tel que Microsoft Outlook vers Gmail.

Dans le panneau des utilisateurs, vous pouvez définir les adresses électroniques d'autres personnes collaborant.

En plus du calendrier Google, pour organiser les engagements et les rendez-vous partagés entre les employés et les membres du projet, le point central de la plate-forme, comme mentionné, est Google Sites où vous pouvez créer le premier projet et tout intégrer .

Manifestement, G Suite n’est pas la seule solution pour créer un tableau de bord d'entreprise gérable en ligne à faible coût.

Cependant, Google ne s'inquiète pas de la maintenance du serveur ni des mises à jour de sécurité du serveur. De plus, il existe une vaste communauté d'utilisateurs où vous pouvez trouver de l'aide pour utiliser des outils.

Ce n'est pas sans défauts et, probablement, quelqu'un souffrira de l'énorme simplification, du fait qu'il n'y a pas d'accès au code source, que la gestion des permissions est très limitée (ou tout ou rien), que la sauvegarde n'est que manuelle. .
Une alternative à la hauteur, tant du point de vue de la facilité que de l’efficacité, est Zoho, un nom moins connu de Google qui n’a rien à envier à une suite de gestion.

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